Je vertrouwt op je medewerkers. Toch kan interne fraude of diefstal binnen iedere organisatie voorkomen. Van producten die verdwijnen tot betalingen die worden gemanipuleerd of bedrijfsinformatie die wordt misbruikt. Medewerkers kennen de organisatie en de interne processen vaak goed. Juist daardoor kunnen zij ook zwakke plekken herkennen en misbruiken.
In een recent artikel van L1 Nieuws vertellen experts over de risico’s van interne fraude en wat ondernemers kunnen doen om deze te verkleinen.
Interne fraude kent verschillende vormen
Bij interne fraude denk je misschien als eerste aan geld dat uit de kassa wordt gestolen. Maar medewerkers kunnen een organisatie op veel verschillende manieren benadelen.
Zo kunnen producten worden meegenomen zonder dat hiervoor wordt betaald, kan een medewerker samenspannen met een klant of andere buitenstaander of kunnen betalingen en bestellingen worden gemanipuleerd. Ook misbruik van toegang tot systemen, gegevens of bedrijfsruimtes kan een risico vormen.
Voor ondernemers is interne fraude niet altijd eenvoudig te herkennen. Zeker wanneer iemand al langere tijd in dienst is en veel vertrouwen geniet, kunnen afwijkingen minder snel opvallen.
Vertrouwen én controle
Een goede relatie met medewerkers is belangrijk, maar vertrouwen hoeft controle niet uit te sluiten. Met duidelijke afspraken en relatief eenvoudige maatregelen kun je de kans op fraude verkleinen.
Denk bijvoorbeeld aan:
- werk volgens het vierogenprincipe bij belangrijke betalingen en financiële handelingen;
- beperk toegangsrechten tot systemen, gegevens en ruimtes tot wat iemand voor zijn of haar functie nodig heeft;
- gebruik multifactorauthenticatie voor belangrijke systemen;
- voer regelmatig steekproeven uit in de administratie, voorraad of kassaregistratie;
- leg duidelijk vast welke regels binnen de organisatie gelden en wat er gebeurt wanneer deze worden overtreden;
- besteed bij het aannemen van nieuwe medewerkers aandacht aan screening, bijvoorbeeld door identiteit, diploma’s en referenties te controleren en waar relevant om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te vragen.
Het doel daarvan is niet om iedere medewerker te wantrouwen. Goede interne controles beschermen juist de organisatie én de medewerkers die zich wel aan de afspraken houden.
Let op afwijkingen
Interne fraude komt vaak pas aan het licht wanneer iets afwijkt van het normale patroon. Bijvoorbeeld wanneer voorraad regelmatig niet klopt, betalingen op vreemde momenten worden uitgevoerd of een medewerker opvallend vaak bepaalde handelingen zelfstandig uitvoert.
Het is daarom belangrijk om afwijkingen serieus te nemen en te onderzoeken waar ze vandaan komen. Zorg daarnaast dat medewerkers weten waar ze vermoedens of opvallende situaties intern kunnen melden.
Ook een open bedrijfscultuur speelt een rol. Wanneer integriteit bespreekbaar is en medewerkers zich gewaardeerd voelen, wordt de drempel lager om opvallende situaties te melden.
Maak je organisatie weerbaar
Interne fraude volledig uitsluiten is vrijwel onmogelijk. Wel kun je de gelegenheid ervoor aanzienlijk verkleinen. Goede procedures, duidelijke verantwoordelijkheden en alert personeel maken je organisatie weerbaarder.
Platform Veilig Ondernemen Limburg helpt ondernemers om veiligheidsrisico’s binnen hun bedrijf te herkennen en aan te pakken. Met informatie, trainingen en bijeenkomsten ondersteunen we ondernemers bij het veiliger maken van hun organisatie.
Meer weten over interne fraude of hoe je jouw onderneming hiertegen kunt beschermen? Neem contact met ons op.
Dit artikel is mede gebaseerd op berichtgeving van L1 Nieuws over interne fraude en diefstal door personeel, waarin onder anderen Jeroen Duijsens van Platform Veilig Ondernemen Limburg aan het woord komt.
